従業員の退職に伴う諸手続き｜会社がすべきこととは
従業員が退職する際、会社はさまざまな手続きを行う必要があります。
この手続きは、会社のコンプライアンス維持における重要な取り組みの1つと言えます。
本記事で、従業員の退職時に会社がすべき手続きについて確認していきましょう。
従業員の退職時に会社がすべきこととは
従業員が退職する際、会社側は単なる引継ぎを行うだけでなく、法令に基づき多くの手続きを行う必要があります。
これらの手続きは、退職後の従業員が失業保険や健康保険に円滑に加入するために不可欠であり、会社には正確性と迅速さが求められます。
会社が実施すべき手続きは、主に「退職日までに準備・交付すべき事項」と「退職日後に行う公的手続き」に大別されます。
これらの手続きを怠ると、従業員に不利益が生じるだけでなく、会社側が行政からの指導やペナルティを受ける可能性があるため、注意が必要です。
退職日までに準備・交付すべき事項
従業員の退職日までに、会社は従業員に交付すべき書類の準備や、貸与物の回収など、円滑な退職を実現するための物理的な準備を完了させておく必要があります。
これらの準備を怠ると、退職日後の行政手続きが遅延する原因となります。
各種書類の交付
退職者に対しては、法令に基づき、以下の重要な書類を準備し、交付する義務があります。
◼️源泉徴収票
退職日までにその年に支払が確定した給与総額と源泉徴収税額を記載し、退職者に交付します。
これは、退職者が転職先で年末調整を行う際や、確定申告を行う際に必要となる重要な税務書類です。
◼️雇用保険被保険者離職票
従業員が失業手当を受給するためにハローワークへ提出する書類です。
会社は、従業員から雇用保険被保険者証を返却してもらった後、退職日の翌日から10日以内にハローワークへ資格喪失届と併せて提出し、ハローワークから交付された離職票を退職者に送付しなければなりません。
◼️退職証明書
従業員が請求した場合に、退職の事実や理由、在職期間などを証明するために発行する書類です。
◼️雇用保険被保険者証
従業員が所持していた原本を返却します。
これらの書類は、特に交付期限が厳密に定められているため、担当部署は優先的に対応する必要があります。
貸し出し物の回収
退職日までに、会社から従業員に貸与していた物品を回収し、情報漏洩を防ぐための措置を講じる必要があります。
回収すべき物品の例として、健康保険証が挙げられます。
健康保険証は退職日の翌日から無効となるため、速やかに会社に返却させ、紛失を防ぐ必要があります。
そのほかに、社員証、社用のパソコン、携帯電話、社用車の鍵、入退室用のカード、制服、業務マニュアルなどの機密情報を含む書類なども回収リストに含めます。
また、パソコンや社内システムのアカウントは、退職日をもってアクセス権を削除し、情報セキュリティを確保することが重要です。
業務の引き継ぎ
退職前に、担当していた業務に関する引継ぎを完了させなければなりません。
会社は、退職者と後任者の間で、担当業務の内容、取引先の情報、進行中の案件の状況、必要なデータや資料の保管場所などを明確にした引継ぎ計画を策定させることが重要です。
特に、業務マニュアルの作成や、後任者への十分な情報共有が行われたかを管理部門がチェックする必要があります。
退職日後に行う公的手続き
退職日を過ぎると、会社は行政機関に対して、従業員の社会保険や労働保険の資格喪失に関する届出を速やかに行う義務が発生します。
これらの手続きには厳格な期限が設けられており、遅延は法令違反につながるため、正確に対応しなければなりません。
社会保険・労働保険に関する手続き
健康保険と厚生年金保険は、従業員が退職した日の翌日に資格を喪失します。
会社は、退職日から5日以内に「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」に健康保険証を添付し、管轄の年金事務所へ提出しなければなりません。
提出が遅れると、退職者が新しい健康保険への加入手続きに支障をきたすため注意が必要です。
また、雇用保険についても、退職日翌日から10日以内に「雇用保険被保険者資格喪失届」と「離職証明書」をハローワークに提出する必要があります。
これらの届出をもって、会社側の社会保険・労働保険に関する手続きは一旦完了となります。
税務に関する手続き
退職に伴う税務上の手続きとして、重要なのは住民税に関する手続きと、給与支払報告書の提出です。
住民税が毎月の給与から天引きされていた場合、会社は退職者の住民税を特別徴収から普通徴収へ切り替える手続きを、市区町村役場に対して行わなければなりません。
また、退職者に対して交付した源泉徴収票と同様の内容を記載した「給与支払報告書」を、退職日の属する翌年1月末までに市区町村役場へ提出します。
これらの手続きを適切に行うことで、退職後の従業員の納税義務に関するトラブルを減らすことができます。
まとめ
従業員の退職手続きは、単なる業務の引継ぎで終わらず、退職者への各種書類の交付義務、そして退職後の社会保険や税務に関する行政への届出義務がセットとなっています。
特に、厳密な期限が存在する手続きに関しては、注意が必要です。
退職手続きについてお困りの際は、専門の税理士や社会保険労務士にご相談ください。
